Circolare 12 del 10 gennaio 2002

Oggetto:

D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Le innovazioni

SOMMARIO:
Premessa
Soggetti tenuti ad accettare l’autocertificazione e soggetti che vi possono consentire
Cittadini extracomunitari: ampliamento della possibilità di avvalersi delle d. s .n.
Documenti di riconoscimento e di identità
Documenti non in corso di validità
Dichiarazioni sostitutive: di certificazione e di atto notorio
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Responsabilità dei funzionari per violazione dei doveri d’ufficio
Assenza di responsabilità dell’Istituto e degli operatori

Premessa

Il Supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale Serie generale n.42 del 20 febbraio 2001 ha pubblicato il decreto del Presidente della Repubblica recante il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".
Scopo del Testo unico è stato quello di pervenire, anche attraverso il superamento di disposizioni di legge e di regolamento ritenute non più attuali e l’introduzione di alcune significative innovazioni, ad una raccolta organica di tutte le norme in materia di documentazione amministrativa .
Per quanto riguarda le innovazioni, con la presente circolare si provvede a fornire una disamina dettagliata e coordinata di quelle che più direttamente interessano l’Istituto ; per quanto riguarda, invece, le altre disposizioni già in vigore – che il provvedimento legislativo in esame riproduce e che dello stesso costituiscono la parte più cospicua – si fa’ rinvio alla circolare numero 182 del 29 settembre 1999, con la quale, a suo tempo, è stata già ampiamente trattata la materia e sono state impartite le relative istruzioni.
Per fornire un quadro unitario e sistematico delle parti innovative sarà necessario richiamare principi di carattere generale e criteri applicativi già precedentemente esposti, al fine di offrire alle strutture dell’Istituto uno strumento di lavoro agevole e di pronta consultazione e rendere altresì possibile una uniformità di comportamento da parte delle stesse.
Nell’illustrare la materia si è ritenuto di procedere ad un esame per argomenti anziché seguire la successione degli articoli del Testo Unico.
Resta fermo che casi dubbi o eventuali problemi interpretativi potranno comunque essere rappresentati a questa Direzione Generale.
Soggetti tenuti ad accettare l’autocertificazione e soggetti che vi possono consentire (art.2 T.U.)
Considerato che il ricorso agli strumenti di semplificazione amministrativa si è rivelato valido ed efficace per snellire e migliorare i rapporti fra le Pubbliche Amministrazioni e i cittadini utenti, il Testo unico, recependo una innovazione introdotta con la legge n. 340 del 24 novembre 2000 art.2, ne ha confermato la estensione ai rapporti tra soggetti privati.
Peraltro, a salvaguardia della loro autonomia, per questi ultimi non è stato previsto l’obbligo
bensì soltanto la facoltà di accettare le dichiarazioni sostitutive.
Pertanto le norme in materia di dichiarazioni sostitutive trovano applicazione (comma 1) :
per tutte le amministrazioni pubbliche;
per i gestori di servizi pubblici nei rapporti tra loro ed in quelli con l’utenza ;
per i privati che vi consentano.
Cittadini extracomunitari: ampliamento della possibilità di avvalersi delle dichiarazioni sostitutive ( Art.3 del T.U. ).
Con l’entrata in vigore del Testo unico l’utilizzo delle dichiarazioni sostitutive da parte dei cittadini extracomunitari non è più subordinato al requisito della residenza, essendo sufficiente il possesso di regolare permesso di soggiorno (comma 2).
La possibilità di avvalersi delle dichiarazioni sostitutive resta, comunque, limitata , secondo quanto già previsto dall’articolo 5 del D.P.R. n.403/1998, allo status degli interessati, alle qualità personali e ai fatti che siano certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.
Pertanto anche la dichiarazione concernente lo stato civile è valida soltanto se verificabile presso l’anagrafe o l’ufficio di stato civile italiano
Con una norma innovativa ( comma 3 ) il T.U. prevede che la condizione della certificabilità o attestabilità da parte di soggetti pubblici italiani non venga richiesta quando i cittadini extracomunitari, autorizzati a soggiornare in Italia, si avvalgano delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt.46 e 47 relativamente a materie per le quali esistono convenzioni internazionali tra l’Italia e il loro paese di provenienza.
Per quanto attiene ai cittadini extra-comunitari residenti all’estero, si richiama quanto al riguardo già disposto con la circolare n.182/99.
In ogni altro caso, diverso dai precedenti, ai fini della attestazione di status, qualità personali e fatti, gli interessati sono tenuti a produrre certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana, autenticata dalla autorità consolare italiana che ne attesti la conformità all’originale, previa ammonizione circa le conseguenze penali in caso di atti o documenti che risultassero non veritieri (comma 4).
Documenti di riconoscimento e di identità (art. 35 T.U.)
Nell’intento di rendere più agevole da parte del cittadino l’attestazione dei propri dati, fatti o qualità personali , in tutte i casi in cui , a norma del Testo Unico , sia richiesto un documento di identità, il comma 1 dell’articolo 35 prevede che esso possa essere sostituito da documenti di riconoscimento equipollenti .
I documenti equipollenti alla carta di identità sono così richiamati al successivo comma 2 :
passaporto
patente di guida
patente nautica
libretto di pensione purché munito di fotografia
patente di abilitazione alla conduzione di impianti termici
porto d’armi
tessere di riconoscimento purché munite di fotografia e di timbro , o di altra segnatura equipollente, rilasciate da una amministrazione dello Stato.
Documenti di identità e di riconoscimento non in corso di validità ( Art.45 ).
Com’è noto, in base alla precedente normativa i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, residenza, cittadinanza e stato civile contenuti in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere attestati mediante l’esibizione degli stessi, dei quali viene acquisita semplice fotocopia da conservare in fascicolo.
Il T.U., con una significativa innovazione (comma 3) prevede la possibilità di comprovare stati, qualità personali e fatti, anche quando gli stessi risultino da un documento scaduto, a condizione che l’interessato dichiari in calce alla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
Dichiarazioni sostitutive.
Il T.U. conferma la suddivisione, in due grandi categorie, delle dichiarazioni sostitutive, secondo che esse siano sottoscritte in sostituzione di "certificazione " oppure di " atto notorio".

Dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 46 T.U.)
Essendosi rilevato che alcune certificazioni, frequentemente richieste ai cittadini, risultavano escluse dalla elencazione contemplata dalla previgente normativa (art.2, legge n. 15/68 e art. 1 D.P.R. n.403/98), il legislatore ha ampliato i casi in cui è possibile ricorre all’autocertificazione.
Premesso che, a norma di quanto disposto dall’art.43 del T.U., l’Istituto quale pubblica amministrazione non può richiedere agli utenti né certificati, in tutti quei casi in cui è possibile ricorrere all’autocertificazione, né documenti di cui sia già in possesso, l’elencazione tassativa degli stati, qualità personali e fatti che possono essere comprovati con dichiarazioni sottoscritte dall’interessato è la seguente: (le innovazioni sono evidenziate in grassetto )
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare o nello stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.
Con riferimento all’elencazione sopra riportata si ritiene di dover segnalare:
a) la casistica di cui alla lettera i), secondo chiarimenti forniti dalla stessa Funzione pubblica, è comprensiva anche dei registri ed elenchi speciali (quali ad es. quelli predisposti dagli uffici del lavoro per invalidi civili, ciechi e sordomuti);
b) tra i benefici di cui alla lettera o) sono da ricomprendersi le prestazioni previdenziali ed assistenziali erogate dall’Istituto;
c) con riferimento alla possibilità di autocertificare l’assolvimento degli obblighi contributivi (lett.p) si ritiene opportuno precisare che qualora l’Istituto abbia provveduto a notificare un addebito per mancato o inesatto versamento di contributi, l’interessato, ai fini della contestazione, non potrà avvalersi dell’autocertificazione ma sarà tenuto a comprovare l’avvenuto versamento mediante esibizione dell’originale della relativa ricevuta;
d) per effetto dell’estensione operata dall’art. 46 (lett. z), l’autocertificazione inerente alle situazioni attestate nel foglio matricolare o nello stato di servizio sarà considerata utile ai fini dell’accreditamento di periodi di contribuzione figurativa o del ripristino o della concessione delle prestazioni di disoccupazione ovvero del riconoscimento di benefici.
Giova in ogni caso rammentare , a proposito della dichiarazione sostitutiva di certificazione, che la stessa :
deve essere sottoscritta dall’interessato;
può essere prodotta anche contestualmente all’istanza;
può essere presentata anche da persona diversa dal dichiarante, o inviata via fax senza produrre fotocopia del documento di identità, o trasmessa per via telematica;
- ha la stessa validità del certificato o dell’atto che sostituisce.
Rimane ferma l’esclusione, già prevista precedentemente, dell’obbligo di autentica e pertanto non è dovuta l’imposta di bollo.
Resta altresì confermato che non è consentito il ricorso alla autocertificazione per quanto riguarda certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CEE, di marchi e brevetti(art. 49, comma 1)

Dichiarazione sostitutiva di atto notorio(art.47).
E’ il documento sottoscritto dall’interessato concernente stati, qualità personali e fatti dei quali egli abbia diretta conoscenza , non compresi nella elencazione dei dati autocertificabili di cui all’art. 46 del T.U. (vedi paragrafo precedente).

Alla già ampia possibilità di utilizzo di detto strumento di semplificazione, il T.U. aggiunge ulteriori ipotesi in cui è possibile avvalersi della dichiarazione sostitutiva di atto notorio .
L’art. 19 , infatti , prevede che mediante detta dichiarazione il cittadino possa attestare anche la conformità all’originale :
della copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione;
della copia di una pubblicazione o di titoli di studio o di servizio;
della copia di documenti fiscali che debbono essere obbligatoriamente conservati dai privati contribuenti.
E’ altresì previsto (comma 4) che possa farsi ricorso alla dichiarazione sostitutiva di atto notorio per comprovare lo smarrimento di documenti di riconoscimento o attestanti stati e qualità personali dell’interessato ai fini del rilascio del duplicato, eccetto i casi in cui non sia espressamente previsto l’obbligo della denuncia alla autorità giudiziaria.

Sulla specifica materia i punti sui quali si ritiene di richiamare l’attenzione degli operatori sono i seguenti.
Viene generalizzata l’esclusione dell’obbligo di far autenticare la sottoscrizione per tutte le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e istanze rivolte alla pubblica amministrazione.
Il requisito della autenticità della firma si intende infatti soddisfatto allorché la dichiarazione o l’istanza sia sottoscritta dall’interessato in presenza del responsabile del procedimento o del dipendente addetto, oppure venga inoltrata o trasmessa anche via fax, unitamente alla fotocopia non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore, da includere nel fascicolo, oppure, infine, trasmessa per via telematica. In tale ultima ipotesi le istanze e le dichiarazioni saranno ritenute valide quando siano state sottoscritte con la firma digitale ovvero il sottoscrittore venga identificato dal sistema informatico attraverso la carta di identità elettronica (art.38).
In relazione a quanto precede va, in particolare , precisato che le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio, rivolte all’Istituto, non sottoscritte in presenza del dipendente addetto, ma inoltrate tramite ente di patronato, dovranno essere corredate da fotocopia non autenticata del documento di identità.
Altro punto innovativo da segnalare riguarda il fatto che le modalità di sostituzione dell’autentica , come sopra illustrate, sono applicabili in tutti i casi in cui sia necessario presentare una dichiarazione sostitutiva di atto notorio alla pubblica amministrazione, indipendentemente dalla sua connessione con una istanza rivolta alla stessa (art. 38).
Resta confermata la esclusione dall’obbligo della autenticazione della firma per le domande di partecipazione a selezioni per l’assunzione a qualsiasi titolo presso tutte le pubbliche amministrazioni.
Poiché il T.U. ( art.21, comma 2) mantiene fermo l’obbligo di autenticazione per le "istanze o dichiarazioni sostitutive di notorietà presentate agli organi della pubblica amministrazione al fine della riscossione, da parte di terzi, di benefici economici ", la sottoscrizione delle deleghe alla riscossione da parte dei titolari continuerà ad essere autenticata, secondo le modalità in atto, dal dipendente INPS che la riceve o dagli altri pubblici ufficiali abilitati.

Posto che le disposizioni in materia di semplificazione amministrativa trovano applicazione in tutte le procedure relative alle gare di appalto, si ritiene di dover chiarire, con specifico riferimento al contenuto dei su menzionati artt. 46 e 47, che i datori di lavoro in occasione di ogni gara possono attestare:
a) con dichiarazione sostitutiva di certificazione ai sensi dell’articolo 46 del T.U.
di essere iscritti alla camera di commercio;
di aver assolto agli obblighi contributivi;
di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatari di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
di non essere a conoscenza di essere sottoposti a procedimenti penali e di non avere in corso alcun procedimento per l’applicazione di una delle misure di cui all’art.3 della legge 27. 12. 1956, n.1423, o di una delle cause ostative previste dall’art.10 della legge 31 maggio 1965 n.575, e successive modificazioni ed integrazioni;
di non trovarsi in stato di liquidazione o fallimento e di non aver presentato domanda di concordato;

b) con dichiarazione sostitutiva ai sensi dell’art. 47
i dati relativi ai bilanci e al fatturato d’impresa
il numero dei dipendenti quando sia inferiore a quindici, ai fini della non applicabilità della normativa sulla tutela dei disabili;
Per quanto concerne infine l’obbligo di certificazione attestante l’ottemperanza alle norme che disciplinano il diritto del lavoro ai disabili, certificazione non ricompresa nella elencazione di cui all’art. 46 del T.U., detto obbligo va adempiuto secondo le modalità prescritte dall’art.17 della legge n.68/99.
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione. ( art. 4 T.U. )

Rispetto alla previgente normativa il T.U. contiene due importanti innovazioni.
Infatti, in aggiunta all’impedimento di chi non sa o non può firmare la dichiarazione, è previsto anche il caso di impedimento temporaneo alla dichiarazione per motivi di salute (comma2).
Inoltre, per ragioni di tutela della riservatezza dell’interessato, viene eliminata l’indicazione delle cause di impedimento alla sottoscrizione prevista invece , dal previgente D.P.R. n.403/1998, per coloro che siano nelle condizioni di rendere a voce la dichiarazione ma versino nella impossibilità materiale di avvalersi della forma scritta per analfabetismo o impedimento fisico (comma 1).
Per quanto riguarda il caso di impedimento temporaneo per motivi di salute – i quali non dovranno essere specificamente indicati - il T.U. prevede che l’interessato possa essere sostituito da uno stretto familiare, la cui identità va accertata dal funzionario che raccoglie la dichiarazione.
L’ordine tra coloro che sono abilitati a sostituirsi all’ammalato è rigoroso.
Anzitutto il coniuge o, in assenza di questi , i figli. Mancando anche costoro , la dichiarazione potrà essere resa da altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, come individuati dal codice civile agli articoli 74-76.
In sintesi possono effettuare le dichiarazioni in luogo di chi si trovi in uno stato di impedimento temporaneo per motivi di salute :
parenti in linea retta : genitori, nonni, bisnonni, figli, nipoti , pronipoti;
parenti in linea collaterale : fratelli, zii, nipoti.
Il T.U. non contempla tra coloro che possono rendere le dichiarazioni di cui trattasi gli affini , come individuati all’articolo 78 c.c.

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Responsabilità dei funzionari per violazione dei doveri d’ufficio (art.74)

A sottolineare l’importanza degli strumenti di semplificazione amministrativa il T.U. ha voluto assicurarne la puntuale applicazione e il pieno utilizzo ampliando l’area delle responsabilità disciplinari in cui potrebbero incorrere i pubblici funzionari.
Al riguardo si richiama alla particolare attenzione degli operatori le seguenti fattispecie che il Testo unico configura come violazione dei doveri d’ufficio, con conseguente applicazione delle sanzioni disciplinari previste dagli ordinamenti dei singoli Istituti pubblici:
la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive da parte dei pubblici funzionari;
la richiesta di certificati nei casi in cui si tratti di stati, qualità personali e fatti, così come elencati dall’art. 46 del T.U. , che siano contenuti in atti o documenti già in possesso di una qualsiasi pubblica amministrazione o che una pubblica amministrazione sia tenuta a certificare.
In tali casi infatti, previa indicazione da parte del cittadino degli elementi indispensabili al reperimento delle informazioni che interessano, è la stessa amministrazione procedente che dovrà acquisirle d’ufficio presso l’amministrazione competente, ovvero accettare la dichiarazione sostitutiva di certificazione;
il rifiuto da parte del pubblico funzionario di accettare, mediante l’esibizione di documenti di riconoscimento, l’attestazione di stati, qualità personali e fatti in essi riportati e che hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati. In tali casi la registrazione dei dati dovrà avvenire attraverso l’acquisizione della semplice fotocopia del documento stesso.
Sembra appena il caso di rammentare che là dove il rifiuto di accettare l’autocertificazione dovesse comportare – trascorsi i termini di legge – una ingiustificata omissione da parte della pubblica amministrazione nella adozione dell’atto o del provvedimento richiesto dal cittadino, cio’ potrebbe anche comportare una responsabilità ai sensi dell’art.328 del codice penale (rifiuto di atti d’ufficio, omissione).

Assenza di responsabilità dell’Istituto e degli operatori che ricevono le dichiarazioni sostitutive (art.73)
Salvo i casi di dolo o colpa grave, l’Istituto, i singoli operatori che ricevono le dichiarazioni sostitutive, i responsabili dei procedimenti e dei relativi provvedimenti sono esenti da responsabilità disciplinari, patrimoniali e penali qualora gli atti o i provvedimenti siano stati emanati sulla base di dichiarazioni o documenti prodotti dall’interessato o anche da terzi, risultati successivamente falsi o contenenti dati non rispondenti a verità,.
In tali casi infatti la responsabilità è esclusivamente del cittadino che ha reso la dichiarazione, il quale decade dai benefici ottenuti e può incorrere nella denuncia alla autorità giudiziaria.
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Restano confermate, in quanto non modificate dalla presente, le istruzioni a suo tempo impartite con circolare n.182/99.
Per quanto attiene ai criteri e alle modalità dei controlli che l’Istituto è tenuto ad effettuare in materia di dichiarazioni sostitutive, le relative istruzioni saranno fornite con apposita circolare.


IL DIRETTORE GENERALE
TRIZZINO